Teaterstiftelsen Vivicas Vänner sr (y-tunnus 1576318-2, ”Säätiö” tai ”me”) käsittelee toiminnassaan henkilötietoja. Tämän selosteen tarkoituksena on läpinäkyvästi kuvata suorittamaamme käsittelyä eri yhteyksissä. Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä meidät tavoittaa sähköpostiosoitteesta asiamies@vivicasvanner.fi.
Jokaisella luonnollisella henkilöllä, jonka tietoja käsittelemme eli rekisteröidyllä, on oikeus pyytää saada pääsy itseään koskeviin henkilötietoihin, pyytää itseään koskevien tietojen oikaisemista tai poistamista tai käsittelyn rajoittamista ja pyytää saada tiedot siirretyksi järjestelmästä toiseen. Milloin käsittely perustuu oikeutettuun etuumme tai kyseessä on suoramarkkinointi, jokaisella rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä. Lisäksi milloin käsittely perustuu suostumukseen, milloin tahansa peruuttaa annettu suostumus (tämä ei kuitenkaan vaikuta ennen peruuttamista suoritettuun käsittelyyn)
Jos rekisteröity katsoo, ettei hänen henkilötietojaan käsitellä lainmukaisesti, hänellä on oikeus tehdä asiasta valitus valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutetulle).
Käsittelemme henkilötietoja ainoastaan EU:n alueella.
Meihin voi olla yhteydessä vapaasti erilaisin tavoin, kuten puhelimitse tai sosiaalisessa mediassa, vaikka tapahtumia koskevien tiedusteluiden, palautteen, toiveiden ja Vivica Bandleriin liittyvien muistojen ja aineistojen jakamisen merkeissä. Käsittelemme yhteydenottoihin liittyen henkilötietoja yhteydenottoon vastaamiseksi, sen aiheena olevan asian hoitamiseksi, toimintamme kehittämiseksi, sekä Vivica Bandleria ja muuten Säätiön toimintaa koskevan historiallisen aineiston tutkimiseksi ja arkistoimiseksi.
Yhteydenottoihin ei tule sisällyttää muiden (elossa olevien) henkilöiden tietoja ilman heidän antamaansa lupaa, eikä erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja, kuten terveydentilatietoja tai uskonnollista vakaumusta ilmaisevia tietoja.
Oikeutemme käsitellä henkilötietoja tässä yhteydessä perustuu yhteydenoton meille synnyttämään oikeutettuun etuun.
Yhteydenotoissa annettuja henkilötietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta kolmansille. Jos yhteydenotto kuitenkin sisältönsä puolesta edellyttää sen tiedoksi antamista kolmannelle taholle, kuten yhteistyökumppanillemme tai viranomaiselle, siinä olevia henkilötietoja voidaan tarvittaessa luovuttaa.
Yhteydenotoissa annettuja henkilötietoja säilytetään yhteydenoton sisällöstä riippuen tarpeellisen ajan, huomioiden myös mahdollisen tarpeen säilyttää meille annettuja tietoja seuraavien samaa aihetta tai lähettäjää koskevien viestien käsittelemiseksi.
Meille luovutettujen Vivica Bandleriin tai muuten Säätiön toimintaan liittyvien kirjallisten-, visuaalisten-, kokemus- ja kuvausaineistojen ja muiden vastaavien aineistojen säilytysaika määräytyy niiden sisällöllisen ja historiallisen arvon mukaan, ja voi olla huomattavan pitkä.
Apurahoihin liittyen henkilötietoja käsitellään hakemusten käsittelemiseksi, apurahojen myöntämiseksi, niiden maksamiseksi ja niihin liittyviin hallinnollisiin ja lakisääteisiin tehtäviin, kuten kirjanpitovelvollisuuksien toteuttamiseksi ja raportointiin, sekä apurahoja koskeviin viestinnällisiin ja Säätiön historian arkistoinnin tarkoituksiin.
Apurahaa haetaan vapaamuotoisella hakemuksella ja käsiteltävät henkilötiedot ovat hakijan itsensä hakemuksellaan ilmoittamia tietoja. Hakemuksen jättäminen edellyttää kuitenkin hakijan yksilöinti- ja yhteystietojen antamista. Tällaisten tietojen antamatta jättäminen voi vaikuttaa hakemuksen hylkäämiseen, sillä ilman tällaisia tietoja hakemusta ei ole mahdollista käsitellä asianmukaisesti. Mikäli hakemuksella on useampi hakija tai hakijana on työryhmä, katsotaan kunkin hakijan ja työryhmän jäsenten antaneen itse tietonsa hakemukselle, riippumatta siitä, kuka on hakemukselle ilmoitettu yhteyshenkilö tai sen jättäjä. Hakemukseen ei tule sisällyttää erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja, kuten terveydentilatietoja tai uskonnollista vakaumusta ilmaisevia tietoja.
Hakemukseen voidaan tarpeen vaatiessa sisällyttää myös muiden kuin edellä mainittujen hakijoiden tietoja, kuten erilaisia suosittelijoiden lausuntoja. Hakijan itse tulee huolehtia, että sillä on oikeus luovuttaa tällaiset tiedot hakemuksen yhteydessä ja antaa kyseisille henkilöille riittävät tiedot hakemukseen sisältyvistä henkilötiedoista ja niiden käsittelystä hakemuksen tarkoituksiin. Tällaisten muiden henkilöiden tietoja säilytetään ja käsitellään osana hakemusten käsittelyä tarpeen mukaisesti kuten muitakin hakemuksessa ilmoitettuja tietoja. Hakemuksella ei tule antaa muiden henkilöiden tietoja luvatta ja heidän tietämättään.
Hakemuksella annettuja henkilötietoja käsitellään perustuen ja oikeutettuun etuumme, joka syntyy, kun hakija jättää Säätiön apurahoja koskevan hakemuksen sekä Säätiötä velvoittavien lakien noudattamiseksi.
Tiedot apurahojen saajista ovat julkisia. Apurahan saaneista hankkeista myös annetaan yleiset tiedot muun muassa Säätiön verkkosivuilla. Apurahahakemuksiin- ja päätöksiin liittyviä tarkempia tietoja voidaan luovuttaa tarpeen mukaan yhteistyökumppaneillemme ja viranomaisille, esimerkiksi Säätiön veroilmoituksen yhteydessä.
Henkilötietoja säilytetään kyseessä olevasta apurahasta päättämiseksi ja sen maksamiseksi tarpeellisen ajan, sekä laissa (kuten kirjanpitosäännöksissä) määrättyjen määräaikojen ajan. Lisäksi yleisiä tietoja apurahan vastaanottajista säilytetään Säätiön historian arkistointiin ja apurahatoiminnan läpinäkyvyyden takaamiseksi tarpeellisen ajan.
Vuokrahakemusten yhteydessä henkilötietoja käsitellään vuokralaisen valitsemiseksi ja siihen liittyvien Säätiön hallinnollisten tarkoitusten toteuttamiseksi, kuten raportointiin.
Vuokra-asuntoa haetaan vapaamuotoisella hakemuksella ja käsiteltävät henkilötiedot ovat hakijan itsensä hakemuksellaan ilmoittamia tietoja. Hakemuksen jättäminen edellyttää kuitenkin hakijan yksilöinti- ja yhteystietojen sekä opintojen sisältöä ja edistymistä koskevien tietojen antamista ja tällaisten tietojen antamatta jättäminen voi vaikuttaa hakemuksen hylkäämiseen, sillä ilman tällaisia tietoja hakemusta ei ole mahdollista käsitellä asianmukaisesti.
Hakijan tietojen käsittely perustuu Säätiölle syntyvään oikeutettuun etuun, joka seuraa sille tehdystä hakemuksesta. Tietoja säilytetään hakemuksen käsittelemiseksi tarpeellisen sekä yleisen kanneajan ja säätiön lainmukaisten velvollisuuksien ja sisäisen raportoinnin vaatiman ajan.
Valitsematta jääneiden hakijoiden tietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta. Tietoja voidaan kuitenkin tarvittaessa luovuttaa viranomaisille.
Hakijoiden henkilötietoja säilytetään sen mukaan mitä on tarpeen kunkin hakemuksen käsittelemiseksi, sekä yleisen kanneajan ja säätiön lainmukaisten velvollisuuksien ja sisäisen raportoinnin vaatiman ajan. Tämän jälkeen tiedot valitsematta jääneistä hakijoista poistetaan tai anonymisoidaan.
Vuokralaiseksi valitun hakijan tietoja käsitellään edelleen vuokrasopimuksen tekemiseksi. Vuokralaisen henkilötietoja käsitellään lisäksi vuokrasopimuksen ylläpitämiseksi, Säätiön oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi vuokranantajana ja asuinhuoneiston haltijana (kuten vuokran perimiseksi, huoneiston kunnosta huolehtimiseksi) sekä vuokralaisen oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi.
Vuokrahakemuksessa annettujen tietojen lisäksi vuokralaiselta voidaan pyytää muita vuokrasopimuksen tekemiseksi tarpeellisia tietoja. Tällaisten tietojen antaminen on vuokrasopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus.
Vuokralaisten henkilötietojen käsittely perustuu vuokrasopimuksen tekemiseen ja sitä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi (tulevan vuokralaisen pyynnöstä), Säätiölle asuinhuoneiston vuokrauksesta annetussa laissa (481/1995) ja muissa laeissa säädettyjen lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseen, sekä vuokrasuhteesta seuraavien Säätiön tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseen.
Vuokralaisesta annetaan tarpeelliset tiedot asunto-osakeyhtiölle, jossa vuokrattava huoneisto sijaitsee, isännöitsijälle sekä huoltoyhtiöön. Lisäksi tietoja voidaan tarvittaessa luovuttaa viranomaisille.
Lähtökohtaisesti vuokralaisen henkilötietoja säilytetään vuokrasuhteen ajan, sekä yleisen kanneajan ja säätiön lainmukaisten velvollisuuksien ja sisäisen raportoinnin vaatiman ajan. Vuokralaiselta perittyjä maksuja tai maksamia suorituksia koskevia tietoja säilytetään kuusi (6) vuotta sen tilikauden päättymisestä, jolloin suoritus tehtiin. Vuokrasopimukseen liittyviä tietoja säilytetään kymmenen (10) vuotta vuokrasuhteen päättymistä seuraavan tilikauden päättymisestä
Järjestämme aika ajoin näyttelyitä sekä muita tapahtumia yleisölle sekä sidosryhmillemme. Useat tapahtumistamme ovat avoimia, mutta joihinkin tapahtumiimme osallistuminen edellyttää etukäteistä ilmoittautumista ja joihinkin lähetämme myös nimenomaisia kutsuja.
Ilmoittautumisesi johdosta tai kutsuaksemme sinut käsittelemme nimeäsi sekä tarpeellisia yhteystietojasi. Keräämme nämä suoraan sinulta sekä asianmukaisista muista lähteistä, kuten sidosryhmäsi edustajalta. Tarvittaessa keräämme sinulta ilmoittautumisesi tai osallistumisesi vahvistamisen yhteydessä myös tiedot erityisistä tarpeistasi tapahtumiin liittyen, kuten tiedot erityisruokavalioista tai muista huomioitavista järjestelyistä.
Käsittelemme myös tapahtumassa tai muuten sitä koskien meille antamiasi tietoja, kuten palautetta, vieraskirjamerkintöjä ja kuvausta kokemuksestasi toimintamme kehittämiseksi ja Säätiön historian arkistoimiseksi. Voimme ottaa tapahtumissa myös valokuvia niiden taltioimiseksi.
Ilmoittautuessasi tapahtumaamme oikeutemme käsitellä henkilötietojasi perustuu toimittamasi ilmoittautumisesi synnyttämään oikeutettuun etuun. Mikäli kutsumme sinut tapahtumaamme, oikeutemme käsitellä henkilötietojasi perustuu välisemme yhteistyö- tai sidosryhmäsuhteen synnyttämään oikeutettuun etuun. Tapatumatietoja käsittelemme perustuen osallistumisesi ja/tai tietojen antamiseen synnyttämään oikeutettuun etuun. Lisäksi käsittelemme henkilötietojasi lakisääteisten velvoitteidemme noudattamiseksi.
Tapahtumien valokuvaaminen perustuu oikeutettuun etuumme tapahtumajärjestäjänä. Kuitenkin sinusta ottamiamme tunnistettavia kuvia käsittelemme ulkoisessa viestinnässämme, kuten sosiaalisen median kanavissamme, vain suostumuksellasi.
Edellä kuvattuihin tarkoituksiimme liittyen voimme myös luovuttaa ja siirtää tietojasi huolellisesti valikoiduille yhteistyökumppaneillemme, kuten tapahtumien tilojen ja tarjoilujen järjestäjille. Yhteistyökumppaneillamme ei ole oikeutta luovuttaa saamiaan tietoja edelleen. Lisäksi tietoja voidaan tarvittaessa luovuttaa viranomaisille.
Tapahtumiin liittyviä henkilötietoja säilytetään niin kauan, kuin on tarpeen tapahtuman toteuttamiseksi ja siihen liittyvien lainmukaisten tai sopimusperusteisten velvollisuuksiemme noudattamiseksi ja sisäisen raportointimme suorittamiseksi. Tiedot tapahtumiin liittyvistä erityisistä tarpeista poistetaan heti tapahtuman jälkeen. Mahdollisia maksuliikenne ja laskutustietoja säilytetään niin kauan kuin laki vaatii.
Tapahtumaa koskien antamiasi tietoja, kuten vieraskirjamerkintöjä, kuvausta kokemuksestasi, sekä ottamiamme valokuvia säilytämme myös niin kauan kuin on tarpeen Säätiön historian arkistoimiseksi.
Valittaessa henkilöä Säätiön hallitukseen tai muuhun vastuuasemaan, häntä pyydetään antamaan itsestään tarpeelliset henkilötiedot valinnan ilmoittamiseksi julkiseen rekisteriin. Tällaisten tietojen lisäksi käsittelemme henkilöstä Säätiön toiminnassa syntyviä tietoja, kuten päätöksiä, kokouspöytäkirjoja, yhteydenpitoa, muistioita, kalenteritietoja ja muita vastaavia tietoja. Henkilötietoja käsitellään Säätiön hallinnon ja toiminnan toteuttamiseksi. Lisäksi tiedot julkaistaan verkkosivuillamme ja muissa tarpeen mukaan muissa tiedostuskanavissa, kuten vuosikertomuksessa. Lisäksi arkistoimme hallituksemme jäsenistä ja vastuuhenkilöistä historiatietoja ja -materiaaleja.
Henkilötietoja käsitellään lakisääteisten velvoitteidemme noudattamiseksi ja oikeuden edun perusteella, joka syntyy, kun henkilö on Säätiön hallituksessa tai muussa vastuuasemassa.
Henkilötietoja voidaan luovuttaa tarpeen mukaan toimittajillemme, yhteistyökumppaneillemme ja viranomaisille.
Hallituksen jäsenten ja muiden vastuuhenkilöiden henkilötietoja säilytetään kyseisen henkilön pestin keston ajan. Pestin päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään osana hallitusmateriaaleja, kuten pöytäkirjoja ja päätöksiä, sekä kuten Säätiötä velvoittavien lakien noudattamiseksi ja toiminnan jatkuvuuden turvaamiseksi on tarpeen. Lisäksi säilytämme myös niin kauan kuin on tarpeen Säätiön historian arkistoimiseksi.
Käsittelemme toimittajiemme, yhteistyökumppaneidemme, näiden palveluksessa olevien sekä edustajien henkilötietoja liike- ja yhteistyösuhteidemme hoitamiseksi, toimintamme toteuttamiseksi, sopimusten solmimiseksi ja niiden mukaisten oikeuksien ja velvollisuuksiemme toteuttamiseksi, liiketoimintamme kehittämiseksi, lain mukaisten velvollisuuksiemme toteuttamiseksi, sekä Säätiön hallinnon ja sisäisen raportoinnin toteuttamiseksi
Käsittelemme tapahtumiemme puhujien ja muiden mahdollisten esiintyjien tietoja esiintymisestä sopimiseksi, niiden järjestämiseksi ja muuten vastaavissa tarkoituksissa kuin toimittajien ja yhteistyökumppaneidemme tietoja, kuten on lueteltu yllä.
Keräämme henkilötiedot pääasiassa sinulta itseltäsi, edustamiltasi tahoilta sekä asianmukaisista muista lähteistä kuten viranomaisilta, yhteistyökumppaneiltamme sekä verkkosivuilta.
Keräämme sinusta kyseessä olevan tilauksen, yhteistyön, esiintymisen tai muun toiminnan hoitamiseksi tarpeelliset yhteystiedot (kuten nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköposti), tiedot edustamastasi tahosta sekä asemastasi tämän organisaatiossa, kanssasi käydyn tai tähän liittyvän yhteydenpidon sekä laskutustiedot.
Oikeutemme käsitellä puhujien tai muiden esiintyjien tietoja perustuu esiintymistä koskevan kiinnostuksemme tai sellaiseen liittyen saamamme ehdotuksen, ja sitä mahdollisesti seuraavan sovitun esiintymisen, synnyttämään oikeutettuun etuun. Milloin sopimus tehdään suoraan esiintyjän kanssa, käsittely perustuu myös tarpeellisuuteen mainitun sopimuksen täytäntöön panemiseksi.
Muuten oikeutemme käsitellä henkilötietoja tässä yhteydessä perustuu liiketoiminta- ja/tai yhteistyösuhteen synnyttämään oikeutettuun etuun, joka ulottuu myös toimittajiemme ja yhteistyökumppaneidemme palveluksessa oleviin tai edustajana toimiviin henkilöihin heidän palvelussuhteensa tai muun toimittajaan tai yhteistyökumppaniimme olevan suhteensa kautta.
Henkilötietoja voidaan luovuttaa tarpeen mukaan muille toimittajille, yhteistyökumppaneillemme ja viranomaisille.
Tietojasi säilytetään niin kauan kuin suora tai epäsuora suhteesi Säätiöön jatkuu. Kun suhde osaltasi päättyy, poistamme tai anonymisoimme tiedot. Poistamme tai anonymisoimme sinua koskevat tiedot, myös kun asemasi edustamassasi Säätiön kanssa asioivassa tahossa päättyy, ellei meillä ole lakiin perustuvaa tarvetta säilyttää tietoja pidempään, esimerkiksi osana kirjanpitoaineistoa.
Puhujien ja muiden esiintyjien tietoja voidaan lisäksi säilyttää niin kauan kuin on tarpeen Säätiön historian arkistoimiseksi.
Sivun kuvat: Svenska Litteratursällskapet
